Süreç iyileştirme, bir organizasyonun mevcut iş süreçlerini
daha verimli, etkili ve hedeflere daha uygun hale getirme amacıyla yapılan
sistemli bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım, iş akışlarını optimize etmek, israfı
azaltmak, üretkenliği artırmak ve genel olarak ürün veya hizmet kalitesini
iyileştirmek için kullanılır.
Süreç İyileştirmenin Faydaları
Genel yönetim sistemlerinizin bir parçası olarak bir süreç
iyileştirme metodolojisi uygulamanın faydası, süreçlerinizdeki zorlukları
tespit edip giderme olanağı sunmasıdır. Bu zorluklar, müşteri deneyiminizi, iç
üretimi veya diğer iş hedeflerinizi olumsuz etkileyebilir. Bozuk veya verimsiz
süreçler, ekibinizin zamanını kaybettirebilir ve işletmenize maliyet
getirebilir. Bir süreç iyileştirme yöntemi uygulayarak, her zaman bu zorlukları
araştırıp çözdüğünüzden emin olabilirsiniz. Süreç iyileştirmeyi pek çok isim
altında görebilirsiniz, bunlar arasında sürekli iyileştirme süreci (CIP), iş
süreç yönetimi (BPM) ve süreç yeniden yapılandırma yer alabilir.
Süreç İyileştirme Metodolojileri:
Kaizen: Kaizen veya sürekli iyileştirme metodolojisi, çeşitli iş akışlarında ve
üretim süreçlerinde artan, düzenli iyileştirmeler etrafında yoğunlaşır.
Kaizen'in temel fikri, bir organizasyon içindeki kolektif ekiplerin güçlü
yönlerinden yararlanılarak güçlü bir iyileştirme motoru oluşturulabilmesidir. Kaizen'in
gücü, bir organizasyonun her seviyesindeki çalışanlardan faydalanması ve
liderlerden yöneticilere, çalışanlara kadar herkesi iyileştirme sürecine
yerleştirmesidir. Kaizen, hedefleri belirleyerek, arka plan bilgisi sağlayarak,
iş süreçlerinin mevcut durumunu gözden geçirerek ve gerekli iyileştirmeleri
belirleyerek çalışır. Daha sonra, bu iyileştirmeler uygulanır ve neyin işe
yarayıp neyin yaramadığı açısından gözden geçirilir. Sonuçlar raporlanır ve
gerektiğinde ek iyileştirmeler için yeni bir döngü başlatılabilir.
Lean Yönetimi: Lean yönetimi, verimliliği artırmak, israfı en aza indirmek
ve süreçleri optimize etmek amacıyla geliştirilmiş bir yönetim felsefesidir. Bu
yaklaşımın temel amacı, müşteri değerini maksimize ederken kaynakları en etkili
şekilde kullanmaktır. Toyota Üretim Sistemi'nden türetilmiş olan bu yaklaşım,
iş süreçlerine odaklanarak kaliteyi artırmayı, teslimat sürelerini kısaltmayı
ve maliyetleri düşürmeyi amaçlar.
Altı Sigma: Altı Sigma, ilk olarak Motorola'da kalite iyileştirme amacıyla
uygulamaya konulan, daha sonra General Electric ve diğer birçok imalat şirketi
ve işletmesine de yayılan bir süreç iyileştirme stratejisidir. Bu süreç
iyileştirme stratejisinin temel amacı, şirketlerin sadık müşterilerine
sunabilecekleri en iyi ürün ve hizmetleri sunmaları için bir süreçteki
tutarsızlıkları ve kusurları ölçmelerine yardımcı olmaktır. Bu, süreç
iyileştirmenin beş aşaması aracılığıyla gerçekleştirilir: tanımlama, ölçme,
analiz etme, iyileştirme ve kontrol veya DMAIC. Altı Sigma, karar vermek için
açıklayacağımız diğer metodolojilerden daha fazla istatistiklere ve verilere
dayandığından, tanımlama, ölçme ve analiz adımları, gereken iyileştirmelerin
belirlenmesi ve bu iyileştirmelerin belirli verilerle ifade edilmesi için çok
önemlidir. Gerekli iyileştirmeler tanımlandıktan sonra, iyileştirme ve kontrol
adımları, bulunan sorunların temel nedenlerini ele alır ve ardından herhangi
bir kusur veya sapmayı düzeltmek için iyileştirilmiş süreci kontrol eder.
TOC: Kısıtlar Teorisi yaklaşımıyla darboğazlar ve süreç
iyileştirmeleri bilimsel bir bakış açısıyla görülür. İlk önce en önemli
sınırlayıcı faktör veya kısıtlama tanımlanır. Bu, kuruluşun hedeflerine ve
aradıkları iyileştirmeye ulaşma yolunda duran nihai öğedir. Bu kısıt
belirlendikten sonra iş süreçlerine müdahale etmeyene ve tamamen optimize
edilene kadar sistematik olarak iyileştirilir.
PDCA Döngüsü: PDCA döngüsü metodolojisi ilk olarak bilimsel yöntemi
ekonomik kalite kontrol çalışmalarına uygulayan Walter Shewhart tarafından
oluşturuldu. Etkileşimli problem çözme ve süreç iyileştirme için tasarlandı.
PDCA döngüsünün dört temel adımı planlama, yapma, kontrol etme ve eyleme
geçmeyi içerir. Planlama sürecinde işletmeniz çözmeniz gereken soruna karar
verir ve çözüm geliştirir. Daha sonra planı test edip küçük ölçekte
uygulayacağınız yapma aşamasına geçersiniz. İlk iki adım tamamlandıktan sonra,
yapma aşamanızın sonuçlarını kontrol etmeyi ve bu değişikliği daha büyük bir
ölçekte hayata geçirmek isteyip istemediğinize karar vermeyi içeren kontrol ve
harekete geçme aşamalarına geçeceksiniz. PDCA'nın özü, iş süreçlerindeki
iyileştirmeleri küçük ve kontrollü bir ölçekte test etmek ve işe yararsa
bunları geri kalan süreçlerinize ve iş akışlarınıza yaymaktır.
Süreç İyileştirme Aşamaları:
Tanımlama ve Anlama: İyileştirilmesi gereken süreçleri tanımlayın ve mevcut
durumunu anlayın.
Analiz ve Değerlendirme: Sürecin analizi yapılır, veriler incelenir, zayıf
noktalar ve iyileştirme fırsatları belirlenir.
Yeniden Tasarım ve Planlama: İyileştirme fırsatlarına dayalı olarak sürecin
yeniden tasarımı yapılır ve iyileştirme stratejileri planlanır.
Uygulama ve Test Etme: Yeni tasarlanan süreç uygulanır ve küçük ölçekte test
edilir.
Ölçüm ve Değerlendirme: Yeni sürecin performansı ölçülür ve iyileştirmelerin
hedeflenen sonuçları elde etmek için yeterli olup olmadığı değerlendirilir.
Standartlaştırma ve Yaygınlaştırma: Başarılı iyileştirmeler standart
hale getirilir ve organizasyon genelinde uygulanır.
Nelere Dikkat Edilmelidir?
Veriye Dayalı Yaklaşım: Süreç iyileştirmeleri veriye dayalı olarak yapılmalıdır.
Paydaş İş birliği: İyileştirmelerde etkilenen tüm paydaşların iş birliği önemlidir.
Süreklilik ve Esneklik: İyileştirme süreci sürekli ve esnek olmalıdır, çünkü
gereksinimler zamanla değişebilir.
Katkı ve İletişim: İyileştirme sürecine katkıda bulunanlar arasında etkili
iletişim sağlamak önemlidir.
Haber Görseli: Photo by Alvaro Reyes on Unsplash
